Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 12 ja 13 artiklan mukainen yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Emergy Oy:n asiakkaille, potentiaalisille asiakkaille sekä verkkosivuston käyttäjille.

REKISTERINPITÄJÄN NIMI JA YHTEYSTIEDOT

Emergy Oy

Kappelitie 6 A, 02230 Espoo, +358 40 561 3522, info@emergywork.com

Rekisterin vastuuhenkilö: Partner Jarkko Rantanen

Rekisterin yhteyshenkilö: Tomi Hakala, tietojärjestelmäasiantuntija, +358 40 7652534, info@emergywork.com

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS (REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS) JA PERUSTE

Emergy Oy:n rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsitellään oikeutettuun etuun tai suostumukseen perustuen asiakassuhteiden ylläpitämiseen ja kehittämiseen, markkinointitarkoituksiin, sekä palvelujen tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen. Lisäksi käsittelemme anonymisoituja Emergy Emotional Climate Audit® (EECA) Tunneilmastokartoituksen vastauksia tutkimustarkoituksessa erillisellä suostumuksella.

Rekisterinpitäjällä on oikeutettu etu käsitellä henkilötietoja asiakaspalvelun ja asiakassuhteen ylläpidon (Emergy Oy:n asiakkaat) mahdollistamiseksi. Samaten rekisterinpitäjällä on oikeutettu etu käsitellä henkilötietoja verkkosivuston kautta tulevien yhteydenottopyyntöjen, uutiskirjetilausten sekä tapahtumien ilmoittautumisten (Emergy Oy:n potentiaaliset asiakkaat sekä verkkosivuston käyttäjät) hoitamiseksi.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteriin kerätään tietoja seuraavasti:

Emergy Oy:n uutiskirje ja potentiaaliset asiakkaat/verkkosivuston käyttäjät:

• Sähköposti
• Käyttötiedot
• Puhelinnumero
• Mahdolliset muut henkilön itse antamat tiedot

Emergy Oy:n asiakkaat:

• Nimi
• Sähköposti
• Puhelinnumero
• Käyttötiedot
• Mahdolliset muut henkilön itse antamat tiedot

Emergy Oy:n tapahtumien ilmoittautumistiedot:

• Nimi
• Sähköposti
• Käyttötiedot
• Mahdolliset muut henkilön itse antamat tiedot

Emergy Emotional Climate Audit® (EECA) Tunneilmastokartoitukseen osallistuvat henkilöt:

• Nimi
• Sähköposti
• Organisaatio
• Kyselyn vastaukset

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisterinpitäjä rekisteröi henkilöstä vain ne edellä määritellyt tiedot, jotka henkilö itse suostumuksellaan ilmoittaa Emergy Oy:n verkkosivustoa ja palveluja käyttäessään tai joko kasvotusten, puhelimitse, sähköpostitse tai muita online-työkaluja käyttäen.

REKISTERIN SUOJAUS SEKÄ TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa, ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt. Vaitiolovelvollisuus sitoo rekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä.

Henkilötietoja ei luovuteta Emergy Oy:n lukuun toimivien tai palvelukokonaisuuden tuottamiseen osallistuvien kolmansien tahojen ulkopuolelle.

Tietoja voidaan tarvittaessa siirtää tai EU:n ulkopuolelle. Jos tietoa siirtyy EU:n ulkopuolelle, varmistamme, että maa on EU:n komission tarkoittama riittävän tietosuojan maa tai että tahon kanssa tehtävässä sopimuksessa sovelletaan tietosuoja-asetuksen 46 artiklan 2 kohdan mukaisia mallisopimuslausekkeita.

Jos tietokantoihin tallennetusta rekisteristä tulostetaan manuaalista aineistoa, aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja rekisterinpitäjällä on ainoastaan aineiston käyttöoikeus. Manuaalisen aineiston käyttötarpeen loppuessa se tuhotaan.

TIETOJEN KÄSITTELYN KESTO

Henkilötietoja käsitellään toistaiseksi niin kauan kuin on tarpeen sen asiakassuhteen (nykyisen tai potentiaalisen), tapahtuman markkinoinnin, asiakaskyselyn, tai muun määritellyn käyttötarkoituksen, jonka vuoksi tiedot on tallennettu, hoitamiseksi. Merkitsemme tiedot rekisteriin sellaisina kuin saamme ne rekisteröidyltä itseltään ja niitä korjataan sekä poistetaan sen mukaan, mitä rekisteröity ilmoittaa rekisterinpitäjälle. Uutiskirjeen postituslistalta pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme uutiskirjeessä olevan poistumislinkin kautta. 

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisterissä olevalla henkilöllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen: info@emergywork.com

Tarkastusoikeus

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat henkilötiedot ja saada niistä kopiot. Mikäli tiedoissa on virheellisyyksiä tai puutteita, lähetä Emergy Oy:lle pyyntö korjata tai täydentää tiedot oikeiksi.

Vastustamisoikeus

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että niitä on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto 

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin. Emme koskaan myy tai muutoin luovuta henkilötietoja muille tahoille, jotta nämä voisivat lähettää suoramarkkinointia rekisteröidylle.

Poisto-oikeus 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista, jos tietojen käsittely ei ole mielestään tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

Itsensä voi poistaa uutiskirjeen postituslistalta jokaisen uutiskirjeen mukana tulevasta linkistä.

Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10§) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisterissä olevalla henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.